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Zeitspar-Methoden

Dr. med. Nina Buschek

Das Schlagwort „Zeitmanagement“ geistert seit einigen Jahren durch alle Medien. Gemeint ist damit, seine Zeit sinnvoll und effektiv zu nutzen, sich von Arbeit, Haushalt und anderen Verpflichtungen nicht auffressen zu lassen und sich stattdessen den wichtigen Dingen des Lebens zu widmen.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie Ihre Ziele kennen. Nur so können Sie die richtigen Prioritäten setzen und Unwichtiges oder Hinderliches beiseite schieben. Machen Sie sich zuerst klar, was Sie erreichen wollen - privat, beruflich und überhaupt. In welchem Zeitraum wollen Sie was geschafft haben?

Und welcher ist der beste Weg dahin? Welche Menschen, Fähigkeiten oder Kenntnisse können Ihnen dabei helfen? Sobald Sie all diese Fragen geklärt haben, können Sie richtig loslegen.

Prioritäten setzen

Überlegen Sie, was Sie realistischerweise schaffen können. Was lässt sich auf den nächsten Tag verschieben, was ist wirklich dringend? Aufgaben mit der höchsten Priorität stehen ganz oben auf der „To-do-Liste“. Und so könnte Ihre Liste aussehen:

• Welche Aufgabe ist wichtig und dringend? Reservieren Sie Zeit dafür!
• Was ist wichtig, aber nicht dringend? Zerlegen Sie die Aufgabe und planen Sie langfristig!
• Welche Aufgabe ist unwichtig, aber dringend? Für Leerlaufzeiten reservieren!
• Und was ist unwichtig und nicht dringend? Das können Sie getrost vergessen!

 

Schmieden Sie Pläne

Wer nicht planlos durchs Leben stolpern will, braucht Struktur. Dabei hilft Ihnen vor allem eines: Pläne schmieden. Notieren Sie sich, was Sie in diesem Jahr, in dieser Woche und an diesem Tag erledigen wollen. Ordnen Sie die einzelnen Punkte nach ihrer Priorität. Planen Sie für die verschiedenen Aufgaben ein realistisches Maß an Zeit ein. Auch kleine Pausen sollten Sie einkalkulieren!

Ein weiteres Grundprinzip lautet: Pläne immer schriftlich festhalten, damit nichts in Vergessenheit gerät. Wer es schwarz auf weiß hat, kommt nicht so leicht in Versuchung, ungeliebte Aufgaben zu verschieben oder einfach nicht zu erledigen. Dennoch sollte ein Plan niemanden versklaven, im Gegenteil: Die eigenen Prioritäten und Ziele entscheiden darüber, was in den Plan kommt und was nicht.

 

Streichen Sie Überflüssiges.

Der radikalste Weg, um Zeit und Energie für die wichtigen Dinge aufzusparen, ist natürlich, eine Aufgabe ganz zu streichen. Durchleuchten Sie Ihre tägliche To-do-Liste kritisch und stellen Sie sich an jedem Punkt ernsthaft die Frage, ob Sie die jeweilige Aufgabe tatsächlich erledigen müssen. Besonders Routineaufgaben entpuppen sich oft als überflüssige Zeitfresser. Machen Sie etwa bestimmte Sachen nur, weil Ihr Vorgänger, Ihre Mutter oder Ihr Kollege das auch immer getan hat?

Einige Aufgeben wiederum lassen sich vielleicht nicht ganz streichen, können aber möglicherweise seltener in Angriff genommen werden. Ist die tägliche Teambesprechung wirklich notwendig oder reicht auch ein Treffen an jedem zweiten Tag?

 

Delegieren statt klammern

Menschen, die nicht delegieren können, machen sich selbst zum Engpass. Der Stau vor dem Nadelöhr ist unausweichlich, Stress und Überlastung sind vorprogrammiert. Aber: Man muss nicht alles selbst machen, im Gegenteil - Delegieren ist eine echte Erfolgseigenschaft. Noch dazu ist fast alles delegierbar! So gewinnen Sie Luft und Raum für das Wesentliche.

Überprüfen Sie also genau, was sich auf andere Schultern verteilen lässt: Routine- oder Zuträgerarbeiten, Jobs für Spezialisten, gut vorbereitete Aufgaben oder solche ohne viel Abstimmungsbedarf. Checken Sie Ihre To-do-Liste und überlegen Sie bei jedem Punkt, ob Sie ihn nicht auf jemanden übertragen können. Da gibt es vermutlich mehr, als Sie zunächst denken.

Mit jeder Aufgabe, die man abgibt, gibt man auch ein kleines Stück Macht her. Viele Menschen halten darum auch an kleinen oder sogar lästigen Aufgaben fest. Machen Sie sich klar, dass Sie mit der gewonnenen Zeit die wirklich wichtigen Dinge entspannter und besser erledigen können. Auch der Gedanke „Niemand kann das so gut wie ich“ verleitet viele Menschen, lieber alles selbst zu erledigen. Dahinter steckt die Sorge, entbehrlich zu werden, wenn man Aufgaben an andere abtritt. Möglicherweise haben Sie aber tatsächlich recht, und andere würden den Job weniger gut erledigen als Sie. Dann sollten Sie sich überlegen, ob es für diese spezielle Aufgabe tatsächlich notwendig ist, dass sie bestmöglich erledigt wird – vielleicht reicht ja auch ein zufriedenstellendes Ergebnis.

 

Pfeifen Sie auf unnötige Perfektion

Überhaupt ist Perfektionismus einer der größten Zeitfresser. Reservieren Sie Ihr Bestes für die wirklich wichtigen Dinge. Für die weniger wichtigen ist „gut gemacht“ auch gut genug. Das gilt sowohl für Aufgaben, die Sie selbst erledigen als auch solche, die Sie delegieren.

Eine weitere Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht darin, die Aufgabe abzukürzen und zu vereinfachen. Möglichkeiten dafür gibt es viele. So lassen sich beispielsweise ähnliche Dinge in einem Aufwasch erledigen: Wenn Sie alle fälligen Telefonate an einem Stück hinter sich bringen, haben Sie hinterher den Kopf frei und geraten weniger in Versuchung, sich zu verplaudern. Stehen verschiedene Besorgungen oder Termine auf Ihrem Plan, überlegen Sie sich schon vorher die günstigste Reihenfolge. Bei anderen Tätigkeiten stellt sich vielleicht heraus, dass Sie die Sache unnötig verkomplizieren. Tauschen Sie sich mit anderen aus: Was für ein Ablagesystem benutzen zum Beispiel Ihre Kollegen?

 

Luft fürs Leben

Auf den ersten Blick sieht die Liste der Umstrukturierungsmaßnahmen möglicherweise vor allem nach einem aus: viel Arbeit. Doch hier zahlt sich die investierte Zeit schnell aus – mit Zins und Zinseszins: Sie haben nicht nur endlich mehr Luft, Sie schaffen auch Klarheit in Ihrem Kopf und Ihrem Leben. Durch die klaren Strukturen gewinnen Sie außerdem Sicherheit und Kontrolle und haben mehr Energie und Freiräume für die Verwirklichung Ihrer Träume.

Datum: 20. Januar 2011