Zeitmanagement ist die Kunst, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen. Ein gutes Zeitmanagement ist nicht nur im Beruf wichtig, sondern hilft auch, Privates zu organisieren. Hier finden Sie Tipps, wie Sie Ihre Aufgaben besser planen können.
Kennen Sie das auch? Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Akten, der Posteingang ist voll mit ungelesenen Mails und die täglichen Meetings werden zwei weitere Stunden in Anspruch nehmen. Wie Sie es drehen und wenden: Die gesamte Arbeit kriegen Sie heute nicht mehr erledigt. Wahrscheinlich werden Sie also auch heute wieder den Feierabend opfern, um wenigstens die wichtigsten To-dos abzuhaken. Manchmal lässt sich Zeitdruck im Beruf nicht vermeiden. Wenn der Tag aber regelmäßig zu kurz ist, ist es dringend Zeit, etwas zu ändern: zum Beispiel, zusätzliche Aufgaben mit einem klaren „Nein“ abzulehnen oder bereits angenommene Aufgaben zu delegieren. Ein realistisches Pensum an To-dos aber lässt sich mit gutem Zeitmanagement strukturieren.
Ein schlechtes Zeitmanagement führt langfristig immer zu Problemen. Vielleicht leidet die Arbeitsqualität, vielleicht gerät sogar der Projektabschluss ins Wanken. Vor allem aber führt schlechtes Zeitmanagement zu Stress und Überforderung, wenn die hohen Erwartungen an sich selbst nicht erfüllt werden können. Andauernder Stress bringt eigene Begleiterscheinungen mit sich, weil er sich zum Beispiel negativ auf die Gesundheit auswirkt.
Das Zeitmanagement verwendet verschiedene Methoden, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Wichtig zu wissen: Mit Zeitmanagement ist vor allem Selbstmanagement gemeint, denn Zeit an sich lässt sich nicht managen – sie vergeht immer gleich schnell. Entscheidend ist eher, schlechte Angewohnheiten zu identifizieren und Lösungen dafür zu finden. Das kann sein, durch das richtige Priorisieren von Aufgaben das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und sich von den unwichtigen Aufgaben nicht ablenken zu lassen. Für welche Methode Sie sich auch immer entscheiden: Allen gemein ist, dass Sie zuerst Zeit investieren müssen, die sich dann aber auszahlt.
Bei der Eisenhower-Methode werden die Aufgaben nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine Vier-Felder-Tafel verteilt. Die Eisenhower-Methode wird dem ehemaligen US-Präsidenten zugesprochen. Es gibt allerdings keine Beweise, ob er sie selbst praktiziert hat.
| Dringendes | nicht Dringendes | |
|
Wichtiges |
wird sofort persönlich erledigt |
wird auf einen späteren Zeitpunkt terminiert |
|
nicht Wichtiges |
wird an einen kompetenten Mitarbeiter delegiert |
wird nicht bearbeitet |
Dringendes
Wichtiges
wird sofort persönlich erledigt
nicht Wichtiges
wird an einen kompetenten Mitarbeiter delegiert
nicht Dringendes
Wichtiges
wird auf einen späteren Zeitpunkt terminiert
nicht Wichtiges
wird nicht bearbeitet
Die Alpen-Methode wurde von dem Ratgeber-Autor Prof. Dr. Lothar Seiwert entwickelt. Sie hilft dabei, den kommenden Arbeitstag zu strukturieren, und sollte deshalb am besten bereits am Vortag angewendet werden. Der Begriff „Alpen“ ist ein Akronym für die fünf Arbeitsschritte, die das Konzept bei der Tagesplanung vorgibt: Aufgaben definieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle.
Werfen Sie nicht gleich die Flinte ins Korn, falls der erste Arbeitstag noch nicht wie gewünscht verlaufen ist. Lernen Sie lieber aus den vorangegangenen Tagesplänen, was Sie besser machen können, und lassen Sie Ihre neu gewonnenen Erkenntnisse direkt in den nächsten Tagesplan einfließen.
Die 60:40-Regel ist ein Element der Alpen-Methode, aber auch als eigenständige Zeitmanagement-Methode bekannt. Konkret geht es darum, immer nur 60 Prozent der tatsächlich zur Verfügung stehenden Zeit zu verplanen und sich die übrigen 40 Prozent als Pufferzone frei zu halten. Bei einem normalen Acht-Stunden-Tag stehen damit nur etwa fünf Stunden zum Arbeiten zur Verfügung. Die übrigen drei Stunden mögen im ersten Moment entspannte Pausenzeiten verheißen, füllen sich aber erfahrungsgemäß von ganz allein: beispielsweise durch Verzögerungen, unvorhergesehene Anrufe, spontane Aufträge, dringende E-Mails.
Weitere Informationen
Unser Kundenservice ruft Sie gerne kostenlos zurück
Rückruf anfordern
